رسالة ادارية الى مدير المدرسة حيث أن الرسائل الإدارية عبارة عن خطابات تم تبادلها فى حدود نطاق المنشأة وتتسم بالطابع الرسمي وبدون مبالغة ، وفى الغالب تجري الرسائل بين موظفي الدائرة الواحدة أو القسم الإدارى الإدارى أو بين الموظفين والمديرين ، وتعرف الرسائل الإدارية بأنها طريقة تواصل بواسطة الرسائل العادية أو الإلكترونية .
كما أنه من الممكن استخدامها فى نقل تصور معين حول شئ ما سواء بين الوحدات أو إدارات العمل ، وفى السطور التالية لمقال اليوم سنتعرف بالتفصيل على نماذج رسالة ادارية الى مدير المدرسة .
رسالة ادارية الى مدير المدرسة
توجد عدة أشكال من النماذج الإدارية التى يمكن ارسالها إلى مدير المدرسة والتى تتمثل فيما يلى :
رسالة طلب ملف إدارى
اسم الشركة …………………
التاريخ ……………………..
إلى السيد المدير العام
بعد التحية
الموضوع : طلب ملف إدارى عن ………………
أرجو من سيادتكم تقديم المساعدة لى في توفير الملف الإدارى المطلوب فى موضوع الرسالة ، والذى يحمل رقم مرجعى ……….. لأنه يساعد فى القيام بالمهام الخاصة بالعمل ، وسوف يتم اعادة الملف مرة أخرى بعد استخدامه .
مع فائق الإحترام والتقدير
اسم الموظف ……………….
التوقيع………………………
رسالة تأجيل عقد اجتماع
التاريخ …………………
إلى السيد المدير / رئيس القسم
تحية طيبة وبعد
وفقا على الطلب الذى تم ارفاقه فى هذه الرسالة ، نلتمس من سيادتكم قبول تأجيل عقد الإجتماع لموعد آخر ، للأسباب الآتى ذكرها ……………. ويرجى الإحاطة علما بالموعد الذى يتم تحديده مجددا للإجتماع .
وتفضلوا بقبول فائق التقدير والإحترام
المشرف عن الإجتماع …………
التوقيع ……………………….
رسالة إدارية بطلب صيانة
إلى السيد رئيس قسم الهندسة والصيانة
تحية طيبة وبعد
التاريخ …………………….
الموضوع : نطلب من حضراتكم صيانة أجهزة الحاسوب فى قسم …………
أسباب طلب الصيانة ………………
بيانات جهاز الحاسوب المطلوب صيانته …………….
وبناء على ما تقدم من معلومات نلتمس من سيادتكم العمل علي اتخاذ الإجراءات اللازمة للحفاظ على استمرارية العمل داخل القسم
وتفضلوا بقبول وافر الإحترام والتقدير
اسم الموظف …………………
التوقيع ……………………….
الشروط الواجب توافرها عند كتابة رسالة ادارية الى مدير المدرسة
توجد عدد من الشروط التى يجب أخذها فى الإعتبار عند كتابة الرسائل الإدارية والتى تتمثل فى النقاط الآتية :
- الحفاظ على استخدام الألفاظ الواضحة التى يسهل فهمها
- مراعاة الدقة فى استخدام الألفاظ ليسهل فهم الهدف من الرسالة الإدارية
- الحرص على استعمال المعلومات الموثوق بها والصحيحة داخل الرسالة الإدارية ليسهل فهمها
- تجنب استخدام الألفاظ الصعبة التى يصعب فهمها وتفسير غرضها
- يجب مراعاة الموضوعية والإختصار عند كتابة نص الرسالة لسهولة تحقيق الغرض من الرسالة
- يجب الإهتمام بتوزيع أفكار الرسائل الإدارية لبعض الأقسام والفقرات
مواصفات الرسائل الإدارية
- عند كتابة رسالة ادارية الى مدير المدرسة وكانت الرسالة ورقية لابد من مراعاة نوعية الورق المستخدم فى كتابة الرسالة
- ينصح باستعمال ورق من نوع a4 لانه الأكثر ملائمة للرسائل الإدارية
- الحرص علي استخدام نوع وحجم محدد للرسائل الإدارية
- يتم كتابة الرسائل الإدارية بحجم متوسط مع مراعاة نوع الخط والإبتعاد عن استخدام الأشكال والرسومات الخاصة
- مراعاة المسافات المتروكة بين فقرات الرسالة ليسهل عرض الأفكار المتعلقة بالرسالة مما يساهم فى سهولة تقديم الرد المناسب
- ضرورة تنسيق الهوامش فى الرسالة تنسيق صحيح لإعطاء الشكل المناسب للرسالة
مكونات الرسالة الإدارية
ترويسة الرسالة
تضم الترويسة العنوان الخاص بالمرسل إليه والرسالة والبريد الإلكتروني إذا كانت الرسالة إلكترونية أو وضع أى وسيلة اتصال مناسبة مع المرسل إليه
تاريخ الرسالة
هو ذلك الموعد الذى تم كتابة الرسالة فيه ، ومن الضرورى أن يوجد أعلى الصفحة سواء من جهة اليمين أو من اليسار
العنوان الرئيسي للرسالة
يجب أن يدل العنوان على الغرض الأساسي من إرسال الرسالة للجهة المرسل إليها
نص الرسالة الإدارية
كتابة النص الإداري للرسالة ، ويتم الكتابة بإختصار دون إطالة أو مبالغة مع توضيح الغرض المطلوب من الرسالة
اسم كاتب الرسالة
يتم كتابة اسم الموظف أو الشخص ألذى قام بإرسال الرسالة
تحيات الرسالة
هى التحية التى يتم استخدامها عند كتابة الرسالة الإدارية بشكل خاص وفى الغالب ما توضع فى بداية الرسالة ، وفى العادة يتم استخدام جملع تحية طيبة وبعد ، أما فى نهاية الرسالة يتم وضع جمله مع فائق التقدير والإحترام كنوع من الشكر لمستقبل الرسالة
التوقيع
يعرف بأنه حروف او كلمات تدل على شخصية كاتب الرسالة ومن هو ، والتى يتم وضعه فى نهاية صفحة الرسالة
المرفقات
هى الوثائق والأوراق التى يتم وضعها داخل الرسالة الإدارية ، والتى تعمل على تدعيم الهدف المرغوب من الرسالة
أهمية الرسالة الإدارية
- تعد الرسالة وسيلة هامة للإتصال بين الإدارات والأقسام المختلفة سواء داخل نطاق بيئة العمل الداخلى أو خارج نطاق المؤسسة
- توفير الوقت والجهد بدلا من الذهب للمكان المحدد لتوضيح طلباته ، بل يقوم بإرسال الرسالة التى تفي بالغرض وتحقق المطلوب فى أقل وقت ممكن
- تعد الرسالة بمثابة المستند الرسمي الذى يمكن الرجوع إليه فى حالة وجود مشكلة أو أى أمر يتعلق بموضوع الرسالة
- من الممكن استخدام الرسائل الإدارية كوسيلة إعلانية فى الشركات فى مجال التجار بهدف نشر العديد من الإعلانات .
نصائح عند كتابة رسالة ادارية الى مدير المدرسة
- يجب أخذ الحرص عند استخدام المغلفات الرسمية والتى يكون لها غلاف يحتوى على العديد من البيانات الخاصة بالجهة المرسلة للرسالة وذلك إذا كانت الجهة المرسلة من الجهات الرسمية
- الإهتمام بكتابة الألقاب داخل الرسالة
- الإشارة إلي وجود نسخ أخري من الرسالة إذا كانت مرسلة لأكثر من جهة أو لأكثر من شخص
أنواع الرسائل الإدارية
توجد عدة أنواع من الرسائل الإدارية التى من الممكن تقديمها إلى مدير أو رئيس مجلس الإدارة وتتمثل فيما يلى :
- الرسائل الإدارية العامة : تستخدم هذه النوعية من الرسائل بين إدارات العمل بهدف تعزيز الإتصال والروابط بين الغدارات وبعضها البعض ، وقد تحتوى هذه الرسائل على المواصفات الخاصة بالرسائل الرسمية وقد تختلف حسب الهدف الأساسي من الرسالة ، كما نجد رسائل تحتوى على معلومات خاصة بالموظفين وأخرى تضم بيانات تتعلق بقسم معين داخل بيئة العمل
- المذكرة الإدارية : تعد أحد أنواع الرسائل الإدارية ، ولكنها تتميز بالحجم الصغير الذى لا يتعدى الصفحة ، كما أن هذه الرسالة تضم المعلومات الضرورية وتستخدم بغرض التذكير بحدث يومي أو التكليف بمهمة محددة
- التقرير الإداري : عبارة عن مجموعة معلومات يتم كتابتها ، ومن الممكن أن يكون التقرير شفهى بالحديث عن موضوع معين ، فضلا عن تقديم تفسير للبيانات وتوضيحا ، والهدف الرئيسي من كتابة التقرير ، كما أن هذه النوعية من الرسائل تساعد فى تنفيذ الإجراءات الضرورية خلال بيئة العمل .
رسالة ادارية الى مدير المدرسة وفى ختام هذا المقال نكون قد تعرفنا بالتفصيل على طريقة كتابة رسالة ادارية الى مدير المدرسة ، وتعرفنا أيضا على أهمية وأنواع الرسائل الإدارية ، فضلا عن الإشارة لأهم النصائح الواجب اتباعها عند كتابة رسالة ادارية الى مدير المدرسة وأهم مواصفات ومكونات الرسالة الإدارية .